Out of Office E-mail’i Nedir?
Out of Office (Ofis dışında) e-postası, müşterilere ve iş arkadaşlarına o an için çalışmadığınızı, hangi tarihlerde ulaşılabilir olmadığınızı ve acil durumda kimle iletişime geçileceğini bildiren kısa, net ve profesyonel bir mesajdır.
Out of Office E-mail’i Nasıl Yazılır?
1. Samimi ve profesyonel bir giriş
Öncelikle selamlamayla başlayın. Ayrıca gelen e-posta için teşekkür etmek hoş bir karşılık olur. Örneğin:
Hello! Thank you for your message.
Hello, thanks for emailing me.
2. Ofis dışında olacağınız tarih aralığını belirtin
Ne zaman müsait olmayacağınızı açıkça yazın. Bu noktada, kısa ve net bir açıklama tercih edilmelidir. Örnek:
I’m going to be out of the office from [date] to [date], and during this time, will have limited access to email.
[tarih]’den [tarih]’e dek ofis dışında olacağım ve bu süre boyunca e-postaya sınırlı erişimim olacak.
3. Acil durumda iletişim kurulacak kişiyi ekleyin
Bununla birlikte, mesajınız acilse göndericinin başka bir kişiye ulaşabilmesini sağlamalısınız. Bu nedenle, yönlendirme yapmak önemlidir. Örnek:
If your message is urgent, please contact Anna Smith at a.smith@email.com or 512-555-1234.
If you need to reach someone in my absence, please contact my colleague, Anna Smith, at [email and phone number].
4. (İsteğe bağlı) Neden uzakta olduğunuzu açıklayın
Her zaman gerekli olmasa da, bazı durumlarda neden ofis dışında olduğunuzu belirtmek faydalı olabilir. Böylece karşı tarafın beklentilerini daha iyi yönetmiş olursunuz. Örneğin:
Hello,
Thank you for your email. I’ll be on maternity leave until [date].
For general inquiries about [department/role], please email [contact email]. If your message requires immediate attention in the meantime, please reach out to [contact name] at [contact email].
All the best,
[Your name]
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tarih]’ine kadar doğum izninde olacağım.
[Departman / rol] hakkında genel sorular için lütfen [iletişim e-postası] adresine e-posta gönderin. Mesajınız bu süreçte acilse, [iletişim kişisi] ile [e-posta adresi] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
Her şey gönlünüzce olsun,
[Adınız]
Hello,
Thank you for your email. I’ll be on maternity leave until [date].
For general inquiries about [department/role], please email [contact email]. If your message requires immediate attention in the meantime, please reach out to [contact name] at [contact email].
All the best,
[Your name]
Merhaba,
E-postan için teşekkürler. [tarih]’ine kadar doğum izninde olacağım.
[Departman/rol] hakkında genel sorular için [iletişim e-postası] adresine e-posta atabilirsiniz. Mesajınız acilse, [iletişim kişisi] ile [e-posta] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
Her şey gönlünüzce olsun,
[Adınız]
Out of Office E-mail Örnekleri
Örnek 1 – Klasik ve profesyonel
Hello,
Thanks for emailing me. I’m going to be out of the office from [date] to [date], and during this time, will have limited access to email. If your message is urgent, please contact [alternative contact information]. Otherwise, I’ll respond to your email as soon as I can when I return.
Thanks,
[Your Name]
Merhaba,
E-posta gönderdiğiniz için teşekkür ederim. [tarih] – [tarih] arasında ofis dışında olacağım ve bu sürede e-postaya sınırlı erişimim olacak. Mesajınız acilse, lütfen [alternatif iletişim bilgileri] ile iletişime geçin. Aksi halde, döndüğümde en kısa sürede dönüş yapacağım.
Teşekkürler,
[Adınız]
Örnek 2 – Tatil için samimi bir mesaj
Hi there,
Thank you for your email! I am currently out of office on vacation with my family from June 11 – June 15 and will not have access to email during that time. I will be returning to the office on Monday, June 18, and will be sure to respond to your message as quickly as possible.
If you need to reach someone in my absence, please contact my colleague, Anna Smith, at [email and phone number].
Have a great week.
Thanks,
[Your Name]
Merhaba,
E-postan için teşekkürler! 11 – 15 Haziran tarihleri arasında ailemle tatildeyim ve bu süre boyunca e-postaya erişimim olmayacak. 18 Haziran Pazartesi günü ofise döneceğim ve mesajınıza en kısa sürede dönüş yapacağım.
Eğer acil bir konu varsa, meslektaşım Anna Smith ile [e-posta ve telefon numarası] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
İyi haftalar,
Teşekkürler,
[Adınız]
Out of office e-postalarını artık kolayca yazabiliyorsan, sıradaki adım daha da keyifli: İngilizce davetiye hazırlamaya ne dersin? Hemen göz atmak için buraya tıklayabilirsin!
Konuşarak Öğren’den bir video
Öğrenci deneyimlerinden iş dünyasına, farklı konulardaki içeriklerimizden senin için seçtiğimiz videoya göz at.